Aandachtspunten bij een exitgesprek of post-exitgesprek
Aandachtspunten bij een exitgesprek of post-exitgesprek

Werkgevers willen vaak graag weten waarom mensen het bedrijf verlaten. Dit is zeker het geval als er sprake is van ongewild (hoog) verloop dat vaak gepaard gaat met enorme kosten. Een exitgesprek of post-exitgesprek kan inzicht geven in de reden(en) van het verloop. Het kunnen nuttige gesprekken zijn omdat werknemers meer dan ooit bereid zijn hun hart te luchten. Ze hebben immers toch niks meer te verliezen. In deze blog bespreek ik de belangrijkste aandachtpunten voor dit soort gesprekken.

Aandachtspunt 1: exitgesprek of post-exitgesprek?

Qua inhoud is er niet veel verschil tussen deze eindgesprekken. Het verschil zit hem in het moment. Een exitgesprek voer je meestal in de laatste week voor iemands daadwerkelijke vertrek. Het voordeel van een exitgesprek is dat het nog kan in de periode dat iemand in dienst is, nadeel kan zijn dat iemand emotioneel of onverschillig reageert.

Een post-exitgesprek voer je drie tot zes maanden na het vertrek. Het voordeel hiervan is dat mensen na een bepaalde tijd vaak genuanceerder tegen zaken aan kijken. Dit kan zeker prettig zijn bij een vertrek uit frustratie of ontevredenheid. Nadeel? De bereidheid om na enkele maanden nog aan een gesprek deel te willen nemen is meestal een stuk minder.

Sommige bedrijven laten eerst een formulier invullen en bespreken dit tijdens het exitgesprek. Een goed exitformulier download je hier.

Aandachtspunt 2: doel

Bepaal het doel van het gesprek. Dit is in ieder geval niet het overtuigen van de vertrekkende werknemer om te blijven. Het doel van het (post-)exitgesprek is probleemgebieden en mogelijke verbeterpunten te achterhalen. Bepaal voor jezelf welke informatie je graag krijgt of nodig hebt. Maak daarbij onderscheid in ‘nice to know’ en ‘need to know’. Hieronder een paar voorbeeldvragen:

    • Was je al lang aan het solliciteren?
    • Wat was de belangrijkste reden om verder te kijken of om je nieuwe baan aan te nemen?
    • Welke zaken vielen je tegen binnen ons bedrijf?
    • Hadden wij je vertrek kunnen voorkomen? Zo ja, hoe?
    • Wat vond je leuk en niet leuk aan je werk?
    • Hoe heb je de arbeidsomstandigheden en werkverhoudingen ervaren?
    • Zijn er redenen van persoonlijke aard voor je vertrek?

Aandachtspunt 3: wie voert het gesprek?

Natuurlijk wil je informatie verkrijgen die nuttig is en waar je als organisatie iets mee kunt. Daarom is het belangrijk om te bepalen wie het gesprek voert. Zo kan een werknemer opener en eerlijker zijn tegen een P&O medewerker omdat hij het lastig vindt om bepaalde dingen tegen zijn leidinggevende te zeggen. De leidinggevende kan bijvoorbeeld de reden voor het vertrek zijn. Bedenk dus (afhankelijk van hoe je organisatie is ingericht) wie het gesprek het beste kan voeren. Het doel is om betrouwbare informatie te krijgen en geen vertekend beeld te krijgen.

Aandachtspunt 4: vrijwillige deelname

Een eindgesprek kan en moet niet worden afgedwongen. Werkgevers hebben geen recht op een exitgesprek. Deelname is dus altijd op vrijwillige basis. Daarnaast moeten (ex-)werknemers die wel deelnemen aan het gesprek de mogelijkheid hebben om bepaalde vragen niet te hoeven beantwoorden.

Aandachtspunt 5: veilige setting

Geef de vertrekkende of vertrokken medewerker alle ruimte om te zeggen wat hij/zij wil zeggen anders heeft het gesprek weinig nut. Bied dus een veilige en open setting zodat mensen echt kunnen vertellen waarom ze jouw bedrijf verlaten (hebben). Bevallen antwoorden je niet? Ga niet in verdediging en word ook niet boos. Neem de informatie voor kennisgeving aan. Je wilt immers weten wat de (ex-)werknemer beweegt/bewoog om te vertrekken! Je kunt uiteraard wel doorvragen op de informatie die de (ex-)werknemer verstrekt.

Aandachtspunt 6: integere omgang met informatie

Het is uiteraard de bedoeling dat er integer omgegaan wordt met de verkregen informatie. Afhankelijk van wie het gesprek met de (ex-)werknemer voerde kan er voor worden gekozen om informatie pas in een later stadium te delen met een leidinggevende. Ben je zelf leidinggevende en voer je het gesprek zelf? Wees dan terughoudend met het delen van informatie met andere medewerkers en gebruik de informatie niet om andere medewerkers te beoordelen!

Leg ook uit wat er met de informatie gaat gebeuren en hoe lang de informatie wordt bewaard (AVG). Uiteraard zorg je ervoor dat niemand zomaar bij deze informatie kan!

Aandachtspunt 7: evalueer

Evalueer regelmatig. Bekijk jaarlijks de verslagen van de exitgesprekken en post-exitgesprekken. Wat valt je op? Gebruik deze informatie vervolgens om je personeelsstrategie aan te passen of te verbeteren. Ben je leidinggevende? Bespreek de uitkomsten van je exitgesprekken dan ook eens met andere managers.

Resumé

Een goed exitgesprek zorgt ervoor dat je belangrijke informatie krijgt maar kan niet worden afgedwongen. Bereid het gesprek goed voor en ga integer om met de verkregen informatie. Zorg er ook voor dat het eindgesprek niet ontaardt in een verhitte discussie of ruzie zodat het afscheid prettig verloopt. Tot slot: verslagen en ingevulde formulieren moeten veilig worden opgeborgen en niet toegankelijk voor onbevoegden zijn.

Selwyn Donia

Selwyn Donia

Veelzijdige en bevlogen ondernemer sinds 2003 • Deskundig in arbeids-, re-integratie-, sociale zekerheids- en personeelsvraagstukken • Arbeidsmarktcommunicatie • Webdesigner • Boekenwurm • Eigenaar van Rechtblog.nl en Middenrifbreukherstellen.nl • Partner www.arbeideninkomen.nl
Selwyn Donia

Selwyn Donia

Veelzijdige en bevlogen ondernemer sinds 2003 • Deskundig in arbeids-, re-integratie-, sociale zekerheids- en personeelsvraagstukken • Arbeidsmarktcommunicatie • Webdesigner • Boekenwurm • Eigenaar van Rechtblog.nl en Middenrifbreukherstellen.nl • Partner www.arbeideninkomen.nl

Wellicht vind je dit ook interessant!

Abonneer
Laat het weten als er
guest
0 Reacties
Inline feedbacks
Bekijk alle reacties

ZULLEN WE CONTACT HOUDEN?